2023年10月22日制定

（目的）

第１条

　この規程は、上智社会福祉専門学校ソフィア会(以下「本会」という)が保有する個人情報の取扱いについて基本的事項を定め、個人の権利利益の保護を図るとともに事業の適正な運営に資することを目的とする。

（定義）

第２条

　この規程における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。

1. 個人情報
   　生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図画若しくは電磁的記録に記載され、もしくは記録され、または音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項）により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む）をいう。
2. 個人データ
   　本会が管理する「個人情報データベース等」を構成する個人情報をいう。
3. 個人情報データベース等
   　特定の個人情報について、コンピュータを用いて検索することができるように 体系的に構成した個人情報を含む情報の集合物、またはコンピュータを用いていない場合であっても、 紙媒体で処理した個人情報を一定の規則にしたがって整理または分類し、特定の個人情報を容易に検索することができる状態においているものをいう。
4. 保有個人データ
   　本会が開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去、及び第三者への提供の全てを行うことができる権限を有する個人データをいう。
5. 本人
   　個人情報から識別され、または識別され得る個人をいう。

（責務）

第３条

　本会は、個人情報保護に関する法令を遵守すると共に、本会の活動において個人情報の保護に努めるものとする。

（安全管理措置）

第４条

　本会は、取扱う個人情報の漏洩、滅失または毀損の防止その他の安全管理のために、人的、物理的、技術的に適切な措置を講じるものとする。

（個人情報保護管理者）

第５条

　本会における個人情報及び個人情報データベース等(以下「個人情報等」という)の個人情報保護管理者は会長とする。

（個人情報保護管理者及び管理担当者）

第６条

　個人情報保護管理者は、個人情報の取り扱いに関して総括的な責任を有し、第3条の目的を達成するために必要な体制の整備を行う。

2. 個人情報保護管理者は、個人情報管理担当者を指名し、個人情報管理に関する業務を分担させることができる。
3. 個人情報管理担当者は事務局長とする。

（取扱者）

第７条

　本会における個人情報等の取扱者は、本会役員および事務局員とする。

（秘密保持義務・漏洩防止）

第８条

　個人情報等の取扱者は、職務上知りうることができた個人情報をみだりに他人に知らせ、または不当な目的に使用してはならない。その職務を退いた後も同様とする。

2. 個人情報を漏洩等（紛失を含む）したおそれがあることを把握した場合は、直ちに個人情報保護管理者に報告するものとする。

（取得に際しての利用目的の通知等）

第９条

　本会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかにその利用目的を本人に通知し、または公表しなければならない。

2. 本会は、前項の規定にかかわらず、本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。
   ただし、人の生命、身体または財産の保護のために緊急に必要がある場合にはこの限りではない。

（個人情報の限定した取り扱い）

第10条

　本会が取り扱う会員の個人情報は、本会の運営・活動に必要な次の事項に限定する。

1. 氏名と生年月日、卒業年月、在学時学生番号
2. 連絡先住所、電話番号、電子メールアドレス等
3. 勤務先、職種、業務内容等
4. 会費納入の状況、役員会・登録団体への所属と役職等

（利用目的）

第11条

　取得した個人情報は、次の目的に沿った利用を行う。　

1. 会費等の集金および管理
2. 文書等の送付ないし配布
3. 役員会、定期総会等の開催、その他の事業・活動
4. 登録団体に対する協力
5. 学校法人上智学院が行う会員への便宜・支援に必要な協力

（利用目的による制限）

第12条

　本会は、あらかじめ会員の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。

（管理）

第13条

　保有個人データは個人情報保護管理者または個人情報管理担当者が保管するものとし、適正に管理する。

2. 本会は、情報の漏洩、滅失、毀損の防止その他の個人データの安全の管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
3. 本会は、利用目的に関し保存する必要がなくなった個人データを、適正かつ速やかに廃棄または削除する。

（第三者提供の制限）

第14条

　個人情報は次にあげる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供してはならない。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
3. 公衆衛生の向上または児童の健全育成の推進に必要がある場合
4. 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

（第三者提供に係る記録の作成等）

第15条

　本会は、個人情報を第三者（第14条1号から4号の場合を除く）に提供したときは、次の項目について記録を作成し保存する。

1. 第三者の氏名
2. 提供する対象者の氏名
3. 提供する情報の項目
4. 対象者の同意を得ている旨

（情報開示等）

第16条

　本会は、保有個人データについて、本人から個人情報の開示、利用の停止、訂正等を求められたときは、法令の定めに従って対応する。

（苦情の処理）

第17条

　本会は、個人情報の取り扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。 苦情対応の責任者は、個人情報保護管理者とする。

2. 個人情報保護管理者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備を行う。
3. 個人情報の取扱いに関する苦情の窓口業務は、事務局が担当する。

（研修）

第18条

　本会は、個人情報等の取扱者に対して、個人情報の取り扱いに関する留意事項について、適宜学習の機会を設けるものとする。

（所管官庁への報告）

第19条

　個人情報保護管理者は、個人データの漏洩の事実または漏洩のおそれを把握した場合には、個人情報保護委員会に報告しなければならない。

（改廃）

第20条

　本規程の改廃は、役員会の決議によるものとする。